În ultimii ani, cu toți am fost martorii fenomenului de automatizare a operațiunilor critice ale afacerii și a modului în care departamentele IT depun eforturi în gestionarea volumelor semnificative de date din cadrul companiei, date care sunt adesea stocate în sisteme IT disparate, “moștenite”, care s-au dezvoltat în timp. Situația descrisă mai sus nu este nici ficțiune, nici necunoscută, și declansează o problemă discretă în multe organizații, și anume “datele”, simptomele acestei situații fiind deja recognoscibile: colaborare limitată, informație redundantă, probleme legate de disponibilitatea și integritatea datelor, reconcilierea manuală a datelor, discuții interminabile privind “sursa adevărului” și “datele cărui departament sunt cele corecte”.
Conceptul și știința guvernanței datelor combină câteva arii de intervenție precum calitatea datelor, gestiunea datelor, politici și proceduri, securitate, gestiunea proceselor de business și gestiunea riscului într-o metodologie care asigurăun management corespunzător al datelor în cadrul întregii organizații. Această disciplină a devenit mai vizibilă și de o importanță crescută, din ce în ce mai multe organizații utilizând inițiativele de guvernanță a datelor pentru a îmbunătății operațiunile, a se conforma cerințelor legale, a crește veniturile, și de ce nu, pentru a «anticipa» viitorul.
Dar dacă guvernanța datelor este disponibilă și de asemenea văzută ca un beneficiu, de ce eșuează organizațiile în a iniția și adopta cadrele corespunzătoare? Detaliile privind implementarea cadrului de guvernanță a datelor sunt bine documentate, însă înainte de a demara implementarea, companiile ar trebui să pregătească terenul prin stabilirea unei culturi organizaționale corespunzătoare, țintind să devină o organizație de tip “data-driven” și “data-asset”, săidentifice ferestra de timp ideală pentru lansarea inițiativei, săasigure sponsorul potrivit, precum și definirea modalităților de măsurare a succesului. Care sunt principalele dificultăți întâmpinate de companii și cear trebui făcut pentru a le soluționa?
Unul dintre obstacolele întâlnite vizeazăperimetrul guvernanței datelor. Ideal, o asemenea inițiativă ar trebui să includătoate problemele legate de date, însă experiențele trecute demonstrează că beneficiile sunt obținute mai degrabă dacă o zona specifică a organizației este aleasă. Prin concentrarea pe o zonă specifică, se poate lucra cu structura organizațională de bază pentru a asigura responsabilizarea. Arhitectura informațională este clarificată prin inventarul activelor de date, sunt determinate datele cheie și elementele critice ale acestora și sunt dezvoltate politici adiționale privind informațiile. Reducerea numărului depărți implicate faciliteazăatingerea mai rapidă a unui consens și simplifică coordonarea dintre aceștia.
Pentru a defini și a pastra pe mai departe elementele datelor cheie, organizațiile trebuie să determine cine ce face cu acestea, săseteze roluri, responsabilități și reguli pentru personalul care lucrează cu informațiile. Personalul din business analizează impactul datelor necorespunzătoare și sugerează reguli care sunt, după aceea, transmise profesioniștilor IT astfel încât tehnologia să poată fi utilizată pentru defini reguli de “curățare” a datelor, pentru a asigura integritatea datelor, pentru a defininorme de standardizare a datelor. Rolurile clare și cooperarea dintre diverșii actori business-IT reprezintă factori critici de succes, având în vedere că fiecare dintre actori contribuie la asigurarea integrității datelor.
După ce regulile și responsabilitățile sunt setate, accentul ar trebui să cadă pe îmbunătățirea continuă a datelor. Imbunătățirea este un efort constant, pe termen lung, dar progresul poate fi asigurat prin profilarea datelor (analiza datelor în raport cu parametrii de calitate stabiliți), standardizare (validarea și corectarea atributelor standard din cadrul datelor), îmbogățire (adăugarea unor date relevante suplimentar celor deja existente în sisteme) și monitorizarea (identificareaariilor în care calitatea datelor poate fi îmbunătățită).
Chiar dacă reușim să abordăm problemele privind resursele, procesele și tehnologia, cel mai dificil pas îl reprezintăschimbarea culturii organizației, transformare dintr-o organizație orientată pe tranzacții în una orientată pe date. Majoritatea organizațiilor de astăzi sunt de fapt orientate pe tranzacții,ceea ce limitează utilizarea potențialul datelor disponibile ca și instrument în procesul decizional și de susținere a proceselor de afaceri.
Organizațiile care nu au la bazăo “cultură bazată pe date”, în care datele nu sunt percepute și gestionate ca active strategice, în care departamentele funcționale consideră datele a fi mai degrabă o responsabilitate a departamentului IT și nu una comună, ar trebui să definească mai întâi un plan de tranziție care să permită migrarea de la abordarea tradițională(orientată către aplicații IT) către o abordare orientată către business. Planul de tranziție implică maparea situației existentea datelor, obținerea suportului managementului, identificarea nevoilor de date ale organizației (în termeni de definiții, utilizare și gestiune), definirea perimetrului și cartei proiectului de guvernanțăa datelor, crearea planului de implementare, asigurarea suportului în gestiunea proiectului, stabilirea echipei proiectului și definirea și comunicarea beneficiilor vizate pentru organizație.
Guvernanța datelor este necesară în mediul de afaceri dinamic din prezent, întru-cât conectează obiectivele de business cu inițiativele tehnologice și politicile privind informațiile, contribuind la reducerea riscului și la setarea bazelor pentru livrarea unor date precise și în timp util, utilizate în procesele decizionale din cadrul organizației. Nu putem spune că asemenea inițiative sunt mult mai extensive într-o industrie particulară, însă într-adevăr zonele puternic reglementate precum sănătatea, serviciile financiare, petrol și gaze sunt cele care stabilesc tendințele. În România, proiectele privind guvernanța datelor urmează celor deja derulate de companiile-mamă. Întreprinderile mici și mijlocii locale sunt încă în stadiile incipiente ale adoptării guvernanței datelor, însă cu toate acestea,companiile încep să fie mai conștiente de importanța și beneficiile unor astfel de proiecte.
AUTOR: Mirela Popescu, Manager, Ensight Management Consulting